私が EXCEL を使うときに気を付けていること

EXCEL 方眼紙は駄目?

以前から度々批判されるものに「EXCEL 方眼紙」というものがあります。「EXCEL 方眼紙」とは EXCEL のセルを縦横同じ長さにして方眼紙と同じ感覚で使えるようにするものです。これが一部の人には許せないようです。

正直に言うと、私は「EXCEL 方眼紙」を使っていた時期があります。定形化されたドキュメントを書く時には「EXCEL 方眼紙」を使うのが、ベストではないにせよ”一番マシ” ではないのかなと私は思っています。

もちろん「EXCEL 方眼紙」にも欠点はあります。例えば、印刷がうまくいかない場合があります。プレビューではうまく見ることができても、実際に印刷すると不都合が起きる場合があります。EXCELのプリントシステム周りの問題です。また、「EXCEL 方眼紙」を使うと、セル結合を多用したくなりますが、これが後々問題を引き起こします。最初に文書を作る時は良いのですが、文書のメンテナンスの時に結構面倒なことが起きます。例えば、うまくコピペできないとか、ですね。

ですが、「誰でも追加コストなしで読み書きできる」というメリットは大きいです。ビジネスの現場では EXCEL は大抵の PC にインストールされているため、誰でも読み書きできます。また、オートシェイプで相当の表現ができることも大きいです。これも追加コストはかかりません。安価にドローツールの代替品になりえます。

「EXCEL 方眼紙」が無くならないのは、それなりに理由があります。それは、メリットとデメリットが均衡を保っている結果なのだと私は思います。

EXCEL は今や仕事のツールとして必需品です。読者の皆さんも使い方に独自の工夫を凝らしていると思います。良いか悪いかは別にして「EXCEL 方眼紙」も利用者の工夫から生まれたものです。使用者が工夫を凝らすこと自体は凄く良いことでしょう。ここでは、少し恥ずかしいですが、私なりの EXCEL の使い方の工夫をご紹介してみようと思います。

1. 必ず連番を振る

私は EXCEL で何かを作表する際に、必ずデータ行に行番号を振るようにしています。どんな表であっても「必ず」です。ほぼ、例外はありません。

連番を振るのはソート対策です。普通、EXCEL で作表すると何らかのキーでソートしたくなってきます。調子に乗ってソートしまくるのはいいのですが、後になって困ることが良くあります。そうです、元に戻せなくなってしまうのです。こういう場合に備えて各行に連番を振っておけば、必ず元の状態に戻す(並べ替える)ことができます。

特に CSV 等でデータを取得して、そのデータを分析・加工しないといけない場合などに威力を発揮します。この手のデータと言うのは余り綺麗なデータではないので、どうしても試行錯誤を繰り返しながらデータの整形をする必要があります。データを並べ替えてパターンを見つけて加工するという作業を繰り返します。そういうときに原始データに連番を振っておかなければ、後でとんでもないことになります。こういう落とし穴に何度も嵌った結果、私は連番を振ることを徹底するようになりました。

2. 罫線に気を付ける

個人的に嫌なのは、罫線が全て実線になっている EXCEL の表です。これって目が痛くなりませんか?確かに各セルに実線の罫線を入れるのは簡単にできるのですが、少し読み手に対する思いやりに欠けるのではないかなと私は感じます。特に印刷した場合に物凄く見にくくなります。目がチカチカするんですね。

なので、私は作表する場合に横罫線に限っては点線で罫線を引くようにしています。こうすると随分と表が見やすくなります。印刷した表を見る場合でも目に対する負担が少ないです。点線ではなく、1行おきに網掛けする方式でもいいと思います。条件付き書式を使えば実現できるはずですが私は多用していません。でも、随分見やすくなると思いますよ。

ちなみに縦罫線は実線でも良いと思います。見ていて余り目が痛くなりませんから。これは多分人間の眼の動かし方が関係するのではないかなと思います。表って上から下に眺めていきますよね。その時に縦罫線は邪魔になりません。だから実線でも目に負担は大きくありません。ですが、横方向の罫線は上から下への目の動きにとって非常に邪魔になります。

3. 印刷設定をする

サクッと作った EXCEL の表を誰かから渡されて、結構イラッとするのは印刷設定されていない場合が多いことです。もちろん、受け取ったからといって、必ずしも全ての表を印刷するわけではありません。ですが、印刷したいな、と思うことも多々あるわけです。そういう時に、印刷プレビューしてみると、当たり前のように1ページ(特に横方向)に収まらないような場合があります。そういう場合は、悲しい思いをしながら自分で印刷設定して印刷することになります。

私は何かを EXCEL で作表したとき、使い捨ての表ではない限り、必ずと言っていいほど印刷設定をしておきます。特に横方向に関しては 1 ページに収まるように印刷設定をします。大抵の場合横方向のセンタリングと余白の設定も行います。このあたりは好みがあると思いますので、これ以上言いませんが、兎に角、EXCEL で作表した時には印刷設定も気にしてほしいなというのが私の感想です。

4. 日付には書式を付ける

EXCEL の表では日付を扱う場合がよくあります。私は日付項目には必ず書式を設定するようにしています。大抵の場合、年4桁、月2桁、日2桁を “/” で区切るように書式化します。書式で言うと “YYYY/MM/DD” ですね。このようにしておくと、例えば “2012/5/4” などの場合でも “2012/05/04” とゼロが先頭について月や日が表示されるようになります。

こうする理由は、目でデータをザーッと追いかけていく時に、桁が揃ってくれるのでパターン認識しやすいからです。EXCEL のデフォルトの書式では綺麗に桁が揃ってくれません。なので、日付項目の表示がガタガタになるはずです。これはざっと目を通す時に気分的に辛く感じますね。

同じような理由で、数値に関しても先頭にゼロ埋めをした書式を付ける場合があります。私の場合、連番なんかはゼロ埋めしてしまいますね。ただし金額とかは別です。逆に見にくくなりますから。

5. 表にはタイトルを付ける

これは当たり前だと思うのですが、EXCEL で作表した場合、必ずタイトルを付けるべきです。ですが、時々タイトルがついていない EXCEL の表を他の人から受け取る場合があります。私としてはクエスチョンマークで頭の中が一杯になってしまいます…。

他人が作った EXCEL シートで作業することほど苦痛なことはない

「他人が作った EXCEL シートで作業することほど苦痛なことはない」これは私の知人が言い放った言葉です。名言です。完全に同意してしまいますね。どうしても、EXCEL の使い方は個人差が出てしまうものです。それは仕方がありません。

なので、私の EXCEL の使い方もかなり癖があるのではないかと思います。自分だけで使うものならばそれでいいのですが、他の人との共同作業で使うものは、できるだけ全員が使いやすいと思えるように心がけていきたいものですね。私も恥ずかしながら自分の EXCEL の使い方を公開しましたが、反省の気持ちを失わないようにしたいものです。

シェアする

  • このエントリーをはてなブックマークに追加

フォローする